Ochrana osobních údajů

Naší hlavní činností je poskytování sociálních služeb, doplněné o další aktivity (fakultativní činnosti, volnočasové aktivity, příměstské tábory, vzdělávání, apod.). Pro jejich výkon potřebujeme znát řadu informací, včetně osobních, a v některých případech i citlivých, údajů. Jedná se o vaše identifikační a kontaktní údaje, dále údaje o vaší sociální situaci a o nepříznivých faktorech, které ji ovlivňují. Vzhledem k tomu, že bez těchto údajů nelze kvalitně poskytovat naše služby, chceme vám poděkovat za důvěru a ubezpečit vás, že chráníme soukromí zájemců a klientů našich služeb,  stejně tak i dobrovolníků, zájemců o zaměstnání, zaměstnanců, sponzorů a dalších smluvních dodavatelů.  

Zpracováváme pouze nezbytné informace, všichni naši zaměstnanci jsou ze zákona vázáni přísnou mlčenlivostí, mlčenlivost sjednáváme i se všemi smluvními partnery, kteří se dostanou do kontaktu s vašimi osobními údaji.

Pokud někdo bude mít v oblasti ochrany a zpracování osobních údajů dotazy a požadavky, může se obrátit na:

PIAFA Vyškov, z.ú.

Nosálovská 2/53

682 01 Vyškov

Telefon: +420 603 813 461 (Jana Podrápská, ředitelka)

piafa@piafa.cz

Rozsah údajů je u každé osoby individuální, a níže uvedený výčet je maximálně možný

• údaje identifikační: jméno, příjmení, pohlaví, datum narození, rodné číslo;

• kontaktní údaje klienta: adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa, telefonní číslo, emailová adresa, případně další kontaktní údaje (kontakt na zákonného zástupce, veřejného opatrovníka, apod.);

• údaje o rozsahu sociálních služeb: zejména informace o rozsahu konkrétní poskytované sociální služby, informace o sociální situaci a potřebách klienta či zájemce o službu, datum a čas počátku poskytování služby, datum a čas ukončení poskytování služby, informace o průběhu poskytované sociální služby a o dalších významných okolnostech souvisejících s postupem při poskytování sociální služby

• z mailové, telefonické a osobní komunikace;;

• při jednání se zájemcem o službu;

• při podpisu smlouvy o poskytování sociálních služeb;

• z výběrového řízení na pracovní pozici;

• z dobrovolnických a pracovních smluv;

• z darovacích smluv;

• z přihlášek na některou z našich akcí;

• z dalších smluv.

Účelem zpracování vašich údajů je zajištění sociálních služeb a dalších aktivit, které poskytujeme a vedení příslušné dokumentace a jejich vykazování. Rozsah i povinnost zpracovávání nám upravují zákony, kterými se řídíme.

Druhy údajů, které zpracováváme se mohou lišit podle důvodu, pro který spolu přicházíme do styku. 

• Plnění smlouvy – shromažďování a uložení osobních údajů z titulu plnění smlouvy, například při podpisu darovací, či dobrovolnické smlouvy;

Zpracováváme vždy údaje uvedené ve smlouvě, a to v nezbytném rozsahu, abychom splnili smluvní závazky. Údaje nepředáváme  a nepoužíváme k marketingovým účelům. Údaje z některých smluv (např. smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku) předáváme příjemcům (donorům či sponzorům) v rámci kontroly transparentnosti naší činnosti. 

• Veřejný zájem – poskytování sociálních služeb z titulu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, z tohoto důvodu není váš souhlas vyžadován;

• Plnění zákonných povinností – zpracování údajů o zaměstnancích například na základě účetních a daňových zákonů, zákona o sociálním zabezpečení, zákona o sociálních službách;

• Oprávněný zájem správce (PIAFA Vyškov, z.ú.) – používání kamerového systému z důvodu ochrany majetku v areálu Šafářský dvůr a zájem na vytváření a budování prezentace naší organizace a poskytovaných služeb, včetně zveřejňování fotografií na propagačních materiálech PIAFY – tištěných nebo prezentovaných  na našich webových stránkách.

• Souhlas se zpracováním osobních údajů – Zpracování osobních údajů z tohoto právního titulu je založeno na vašem informovaném souhlasu – ke stažení ZDE, který můžete udělit a kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním. Souhlas je vyžadován vždy při poskytování informací třetí straně, s výjimkou zpráv pro OSPOD a TŘ  a při zveřejňování reportážních fotografií, na kterých nelze konkrétní osoba určit, nebo při zveřejňování fotografií z veřejných akcí.

Veškeré osobní údaje, které se o vás v rámci poskytování sociálních služeb dozvíme a zpracováváme, jsou součástí vaší osobní dokumentace. Dokumentaci vedeme částečně elektronicky a částečně v papírové podobě. Zákony, jimiž jsme jako poskytovatel sociálních služeb vázáni, nám ukládají ve vztahu k uchovávání osobní dokumentace celou řadu povinností, zejména s ní vždy musíme zacházet průkazně a se zvýšenou opatrností. Proto nakládání s vaší dokumentací nebereme na lehkou váhu. 

Klademe velký důraz na bezpečnost údajů, se kterými přichází naši pracovníci a dobrovolníci do styku. Všichni zaměstnanci a dobrovolníci se písemně zavazují, že budou při své práci dodržovat mlčenlivost. 

Dokumentace v elektronické podobě je chráněna přístupovými právy a tím je striktně omezen přístup jednotlivých pracovníků k jejímu obsahu. Tištěné materiály obsahující osobní údaje jsou pečlivě uchovávány v uzamykatelných skříních, ke kterým mají přístup pouze ti zaměstnanci, jež je nezbytně potřebují k své práci.  Nejsou vytvářeny nadbytečné kopie. Všichni pracovníci jsou proškoleni k tomu, aby dbali v této souvislosti zvýšené opatrnosti

Protože však není v našich možnostech zvládnout všechny druhy naší činnosti vlastními silami, využíváme níže uvedených externích služeb, jež  mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí dané služby či plnění jejich povinnosti. Externí dodavatelé jsou v pozici tzv. zpracovatelů a mají s námi uzavřenou písemnou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis.

1.Poskytovatelé online nástrojů pro správu, sdílení a ukládání dokumentů, kterými jsou Infos Art, s.r.o.– správa IT a  poskytovatel internetového připojení, 

2.Poskytovatel online nástrojů pro sledování soc. služeb Fokus Vysočina -  Evidenční systém Highlander.

3.Externí poskytovatelé fyzických služeb v oblasti účetnictví, auditu, práva či mentoringu Kastner – účetní licenční software, Ing. Dana Weidová -  finanční audit a daňové poradenství, VerMed, s.r.o. – lékařské prohlídky, 

Vaše osobní údaje spravujeme uvnitř naší organizace, přičemž třetím subjektům je předáváme v případě, že tak stanoví zákon. V ostatních případech pak pouze na základě vašeho písemného souhlasu, kterým určíte rozsah osobních údajů a účel jejich zpracování, které lze třetí osobě poskytnout. Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou zveřejňovány a předávány pouze v souladu s uděleným souhlasem. 

Výjimkou je povinnost poskytovat osobní údaje v případě kontroly či auditu orgánům, které jsou oprávněny ke kontrole poskytnutých dotací či grantů, financujících provoz našich služeb, nebo vymezeným osobám (orgánům státní správy) pro vytvoření výpisu, opisu nebo kopie z dokumentace (zaznamenáno do dokumentace).

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do zahraničí. 

Vaše osobní údaje jsou uchovávány vždy po nezbytně nutnou dobu. Vzhledem k tomu, že v naprosté většině zpracováváme vaše údaje v souvislosti s poskytováním sociálních služeb, je třeba uchovávat je po dobu, po níž zákon požaduje uchování příslušné dokumentace. Tato doba je tedy stanovena předpisem a je různá pro různé druhy zpracování.

Pokud vaše údaje zpracováváme za jiným účelem, než je poskytování sociálních služeb, tedy zejména pokud je zpracováváme na základě vašeho souhlasu, zavazujeme se je zpracovávat pouze po dobu v tomto souhlasu uvedenou.

Abyste měli možnost kontrolovat nakládání s vašimi osobními údaji, můžete ve vztahu k nim uplatnit řadu práv. Některá práva jsou omezena zákonem, protože sociální služby není možné bez zpracování vašich osobních údajů poskytovat. Zároveň máte jako klient povinnost nám své údaje poskytnout. Neposkytnutí vašich osobních údajů může znamenat, že vám nebudeme moci poskytnout sociální služby podle smlouvy.  

Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 nařízení GDPR a patří mezi ně zejména:

• Právo na přístup k osobním údajům

Máte samozřejmě právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde jsme tyto údaje získali, zda a komu je předáváme. Zároveň máte právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů. K vašemu informování má sloužit zejména tento dokument, nicméně jsme připraveni vám poskytnout potvrzení nebo upřesnění ke kterémukoli bodu této informace. 

Pokud nás o to požádáte, poskytneme vám bez zbytečného odkladu také kopii zpracovávaných osobních údajů. Za tuto kopii, zejména pokud by byla žádána opakovaně, jsme oprávněni účtovat přiměřený poplatek, a to v souvislosti s administrativními náklady.

Pokud tuto žádost podáte v elektronické formě, budeme automaticky předpokládat, že máte zájem o poskytnutí informací také v elektronické formě. Máte však možnost požádat i o jiný způsob. Vezměte na vědomí, že právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nemohou být nepříznivě dotčena práva jiných osob.

Svého práva na přístup k osobním údajům můžete také využít v souladu s pravidly nahlížení do dokumentace, a pořizovat si výpisy a kopie, vždy po domluvě s vašim klíčovým pracovníkem.

• Právo na opravu osobních údajů

V případě, že zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu doplnili nebo opravili.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé.

Toto právo máte v případě že:

• popíráte přesnost údajů, které o vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena;

• zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, kupříkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete;

• již více nepotřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;

• vznesete námitku proti zpracování (o tomto právu viz další bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdybychom některé vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud je budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků).

Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

• Právo stěžovat si u dozorového úřadu

Uplatněním práv, které byly doposud uvedeny, není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Stížnost můžete podat kdykoliv, kdy máte pochybnosti o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.

            Kontakt na Úřad pro ochranu osobních údajů:

                           Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, 

                           email: posta@uoou.cz, 

                           ID datové schránky: qkbaa2n

• Právo na výmaz

V některých případech máte jako subjekt údajů i právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. K výmazu vašich osobních údajů obecně přistupujeme, když je již nepotřebujeme a nemáme právní důvod k jejich zpracování.

Vezměte na vědomí, že i když půjde o jeden z důvodů k výmazu, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění našich právních povinností, účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

• Právo odvolat souhlas

Pokud se jedná o případy, kdy jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte dále právo kdykoli souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, a to následujícími způsoby:

• poštou nebo po předchozí dohodě osobně na adrese organizace:

PIAFA Vykov, z.ú.

Nosálovská 2/53 

682 01 Vyškov

• e-mailem na e-mailové adrese piafa@piafa.cz,

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do 30 dnů. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit na 60 dnů. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

Souhlas klienta se zpracováním osobních údajů - ke stažení ZDE